Non è una sorpresa che i sistemi telefonici virtuali ormai siano presenti ovunque in modo stabile. Mentre anche solo un decennio o due fa erano relativamente sconosciuti, nel 2020 sono diventati uno strumento aziendale indispensabile. Molte aziende hanno già abbandonato i loro sistemi telefonici analogici e sono passati ai switchboards (centralini virtuali) o ai cloud phones (telefoni cloud).
Se anche tu sei interessato a fare questo passaggio, ecco alcune cose che dovresti sapere prima di iniziare a cercare il migliore centralino virtuale per la tua azienda.
COS’È UN CENTRALINO VIRTUALE?
Per capire davvero cosa siano i centralini virtuali, dobbiamo tornare indietro nel tempo ai primi sistemi telefonici aziendali. Questi sistemi si basavano su operatori umani che si occupavano di collegare fisicamente le due estremità di una chiamata con dei fili. Successivamente, queste console sono state sostituite dal più abituale telefono da scrivania per receptionist, costituito da pulsati collegati a dipendenti specifici.
Gradualmente le aziende passarono ai server telefonici per automatizzare il processo di connessione delle chiamate, eliminando l’operatore umano. La maggior parte delle aziende usava questi server telefonici o sistemi telefonici PBX (Private Branch eXchange – Centralino telefonico privato) per gestire le chiamate in entrata e in uscita.
È qui che entra in gioco il centralino virtuale. Principalmente, la differenza tra un sistema telefonico tradizionale e un centralino virtuale, è il luogo in cui si trova il server telefonico. Nella maggior parte dei sistemi tradizionali, il server sarebbe “in loco”, in un armadio con i telefoni o in una stanza in ufficio dedicata ai server. Con un centralino virtuale, una parte o tutti i componenti del sistema telefonico si trovano “fuori sede”, ovvero situati, per così dire, nel cloud.
In tal senso, termini come hosted, cloud-based, virtuale ecc., quando si tratta di sistemi telefonici, significano più o meno la stessa cosa. Nonostante ci siano differenze tecniche, l’esecuzione e l’implementazione sono equivalenti. Il risultato è che le aziende non hanno più alcun hardware nei locali degli uffici, tranne i telefoni fissi che i dipendenti usano per fare e ricevere chiamate.
LE DIFFERENZE TRA PBX ANALOGICO E SISTEMI TELEFONICI VIRTUALI
Ci sono così tante differenze tra i due sistemi che non è così facile elencarle tutte. L’unica cosa che hanno in comune è la user experience. I dipendenti prenderanno il telefono e comporranno un numero proprio come ai vecchi tempi! Tuttavia, le differenze più significative – che spesso corrispondono ai miglioramenti – sono elencate di seguito:
1. La posizione dell’attrezzatura
Se avete mai lavorato in un ufficio, avrete familiarità con il sistema telefonico aziendale. Ogni impiegato avrebbe un telefono sulla sua scrivania collegato con fili a un PBX centrale. In molti casi, gli uffici avrebbero un armadio o un’intera stanza dedicata ad ospitare l’hardware necessario per il loro sistema di comunicazione.
Con un centralino virtuale, non avete nessuna attrezzatura. Assolutamente nessuna. L’unico hardware che vedreste sono i telefoni fissi che spesso sono collegati a Internet. Inoltre, potreste anche non averne bisogno se tutti usassero i loro dispositivi mobili per le chiamate di lavoro.
2. Costo
I tradizionali sistemi telefonici aziendali erano talmente costosi che solo le medie e grandi aziende se li potevano permettere. Le piccole imprese spesso se la cavavano con un patchwork di soluzioni che a malapena svolgevano il loro lavoro.
Se eliminiamo la necessità di avere un hardware fisico, i costi si riducono drasticamente. Ecco perché i centralini virtuali sono molto più economici! La vostra azienda non dovrà comprare, riparare o manutenere nulla.
3. Caratteristiche
I vecchi sistemi telefonici erano analogici e questo è andato bene per molto tempo, fino a quando le aziende hanno iniziato a usare sistemi digitali per quasi tutto il resto. Per cui le aziende erano limitate alle funzioni più basilari – smistamento delle chiamate, voicemail, chiamate di gruppo, ecc. L’aggiunta di altre funzioni più particolari, di numeri o luoghi richiedeva tempo e denaro.
I centralini virtuali offrono molte più funzioni. Dalla segreteria telefonica visiva al multi-device ring, non c’è praticamente alcun limite a ciò che la vostra azienda può raggiungere con solo un po’ di personalizzazione e messa a punto.
4. Affidabilità
Il Plain Old Telephone System (POTS) era estremamente affidabile. I telefoni funzionavano anche se si perdeva la corrente durante un temporale. I telefoni fissi sono stati piuttosto robusti per decenni.
La situazione era molto diversa quando sono stati lanciati i centralini virtuali. C’erano problemi di audio, le chiamate cadevano costantemente, si perdevano delle parole e le conversazioni si interrompevano. Fortunatamente, da allora i fornitori hanno migliorato l’affidabilità e la qualità. Oggi la maggior parte dei centralini virtuali può competere o addirittura superare qualsiasi linea fissa.
5. Necessità di risorse
Le aziende avevano bisogno di assumere esperti per mantenere il loro sistema telefonico. Potevano – e spesso lo facevano – esternalizzare la gestione del telefono ad altre aziende o all’operatore telefonico. Ogni piccolo cambiamento richiedeva molto tempo e sforzo per essere realizzato.
Con i centralini virtuali le aziende non devono preoccuparsi di nulla di tutto ciò. Gli utenti e gli amministratori possono apportare modifiche attraverso un’interfaccia intuitiva, spesso accessibile online. Nella maggior parte dei casi è anche possibile effettuare modifiche istantaneamente, senza bisogno di aspettare. In questo modo, si può assegnare ai dipendenti dei compiti più produttivi.
6. Mobilità
La maggior parte delle aziende moderne è costretta a utilizzare dispositivi mobili in qualche modo, anche solo perché i dipendenti li richiedono. Sfortunatamente, i sistemi analogici per la maggior parte delle cose non li possono supportare. I centralini virtuali, d’altra parte, eccellono in questo. È possibile integrare telefoni cellulari, tablet, computer portatili e qualsiasi altro dispositivo mobile a cui si possa pensare con il sistema. Questo è particolarmente utile se si ha dei dipendenti che lavorano da remoto o se il personale è costretto a lavorare da casa a causa di una pandemia.
7. Flessibilità
I centralini virtuali sono molto elastici in ogni sua funzione, dalla possibilità di apportare modifiche alla personalizzazione delle varie caratteristiche. Spesso si può decidere esattamente come si vuole che il sistema telefonico funzioni. È possibile acquistare solo le risorse che si desidera in un dato momento e le si può aggiornare/ridimensionare in base alle proprie necessità. I sistemi PBX tradizionali erano molto più rigidi, era il personale che si doveva adattare al sistema e non il contrario.
8. Contratti
I contratti per la fornitura del servizio sono parte del pacchetto se si vuole un centralino alla vecchia maniera. Qualsiasi azienda dovrebbe firmare un contratto per aver accesso a quel servizio, ad eventuali riparazioni e manutenzione. E se si volesse cambiare operatore, o fare un downgrade? Che sfortuna, bisognerà portare a termine il contratto attuale o pagare delle penali.
Il modello di business dei centralini virtuali è molto diverso. Il fornitore addebita un certo prezzo ogni mese e in qualsiasi momento si è liberi di cambiare, fare l’upgrade o il downgrade. Sebbene si possano ottenere tariffe migliori se si sottoscrive un contratto, non c’è alcun obbligo di farlo.
QUAL È IL MIGLIORE CENTRALINO VIRTUALE PER LA TUA AZIENDA?
Questa è la domanda più facile e, allo stesso tempo, più difficile a cui rispondere. In parole povere dipende da un sacco di cose dal tuo budget e dalle caratteristiche che stai cercando. Non c’è un unico fornitore i cui servizi si adattano perfettamente ad ogni azienda. Proprio come ogni azienda è unica, lo sono anche le loro esigenze di comunicazione.
Tuttavia, ci sono alcune cose importanti da considerare quando si seleziona un fornitore per individuare il migliore centralino virtuale, tra cui:
1. Prezzo centralino virtuale
Il prezzo è un elemento importante da considerare quando si passa a una nuova tecnologia. Il prezzo di listino corrisponde al valore che si ottiene in cambio? Quanto tempo ci vuole per recuperare le spese iniziali? Le aziende dovrebbero stare attente a pagare troppo o troppo poco. Pagare troppo per caratteristiche di cui non si ha bisogno è uno spreco di risorse che potrebbero essere utilizzate altrove. Pagare troppo poco quando un piccolo extra ti fornirebbe delle funzionalità preziose in più è un errore altrettanto grave. Quindi fate la vostra ricerca prima di firmare.
2. Funzionalità migliore centralino virtuale
Il segreto è pagare per le funzionalità di cui si ha bisogno e non affannarsi su quelle che sono semplicemente belle da avere o di cui non si ha nemmeno bisogno. C’è una via di mezzo tra la scelta del piano più economico e quello con le migliori prestazioni in assoluto. Cercate di selezionare un piano che vi fornisca ciò di cui il vostro business ha realmente bisogno in quel momento, con la possibilità di effettuare un upgrade quando necessario.
3. Affidabilità e qualità centralino virtuale
Come abbiamo detto prima, i fornitori di oggi possono eguagliare o addirittura superare i telefoni fissi. Ma non tutti i servizi sono uguali. Prima di scegliere un fornitore, assicuratevi di testare il servizio per alcuni giorni o addirittura settimane. Inoltre, bisogna controllare se offrono un accordo sul rendimento del servizio e cosa comporta per i clienti. Gli SLA di solito specificano l’uptime garantito per i vostri telefoni e il risarcimento in caso di mancato rispetto da parte del fornitore.
4. Sicurezza centralino virtuale
Proprio come con qualsiasi sistema digitale, i centralini virtuali sono esposti a minacce in termini di sicurezza dei dati. Gli hacker possono ottenere l’accesso a informazioni sensibili attraverso i telefoni o introdursi e fare chiamate false per un valore di migliaia di dollari sul vostro conto. Poiché il fornitore è responsabile dell’hardware e del software, è necessario verificare la loro capacità di sicurezza prima di firmare.
5. Mobilità
Se la mobilità non è qualcosa che avete considerato prima, è vitale farlo ora. Il 2020 ha dimostrato che lavorare da casa o a distanza potrebbe diventare una necessità in qualsiasi momento. Quindi assicuratevi che il fornitore del servizio offra un’eccellente integrazione con i dispositivi mobili.
6. Supporto tecnico e clienti
Infine, non ha molto senso scegliere un servizio di buona qualità se il fornitore non offre un eccellente supporto clienti. Quando vi imbattete in problemi o il sistema è fuori uso per qualsiasi motivo, quanto è reattivo il fornitore? Offrono una formazione completa in modo che il vostro personale abbia le risorse per imparare a utilizzare il sistema? È possibile accedere al loro supporto attraverso diversi canali come live chat, telefono, e-mail, social media, ecc?
Come ci possiamo immaginare, passare ai centralini virtuali può essere semplice e frustrante allo stesso tempo. Anche se la decisione di usare servizi in hosting è facile da prendere, molto dipende dal trovare il fornitore giusto per le vostre esigenze.
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